Qu’est-ce que le Shadow IT et comment l’éviter ?

Qu’est-ce que le Shadow IT et comment l’éviter ?

Le Shadow IT est un phénomène qui se développe de plus en plus au sein des entreprises. Les employés utilisent des solutions informatiques non autorisées ou non contrôlées par l'IT de l'entreprise, ce qui peut engendrer des risques de sécurité et des coûts cachés. Dans cet article, nous allons voir comment éviter le Shadow IT en mettant en place des mesures de prévention et de gestion adaptées.

Les pratiques du Shadow IT en quelques chiffres

De multiples enquêtes ont révélé que l'utilisation de Shadow IT est courante dans de nombreuses entreprises à travers le monde. D'après une étude menée en 2020, 80% des employés ont admis avoir utilisé des applications ou des services cloud sans l'autorisation du département informatique. En outre d’après le rapport CORE, l'adoption du télétravail dû à la pandémie de Covid-19 a entraîné une augmentation de 59% de la pratique Shadow IT. Cette tendance ne fait que s'accentuer avec l'introduction croissante de la technologie dans l'environnement professionnel. Une grande partie des employés sont convaincus que le Shadow IT est bénéfique pour leur productivité dans une certaine mesure. Cependant, cela a un impact négatif sur la productivité globale, en particulier au niveau de la Direction des Systèmes d'Information (DSI). Les pratiques du Shadow IT au sein d'une entreprise sont souvent motivées par de bonnes intentions. Cependant, il est essentiel de rester vigilant car les conséquences peuvent être catastrophiques. De l'exposition aux risques de cyberattaques à la perte de données hautement confidentielles, voici les principaux dangers associés à ce phénomène.

1. Ralentissement de la productivité : Les employés qui utilisent des technologies non approuvées peuvent rencontrer des problèmes techniques qui peuvent affecter leur travail et leur productivité.
2. Affaiblissement de la sécurité informatique : Les technologies non approuvées ne sont généralement pas soumises aux normes de sécurité de l'entreprise, ce qui peut affaiblir la sécurité informatique de l'entreprise et la rendre vulnérable aux cyberattaques.
3. Perte ou fuite de données sensibles : Ces technologies peuvent être mal sécurisées, ce qui augmente le risque de perte ou de fuite de données sensibles.
4. Coûts supplémentaires : L'utilisation de technologies non approuvées peut entraîner des coûts supplémentaires pour l'entreprise, tels que l'achat de licences, de matériel ou de logiciels, par exemple.
5. Non-conformité aux réglementations : Les technologies non approuvées peuvent entraîner des problèmes de non-conformité avec les réglementations en vigueur, ce qui peut avoir des conséquences juridiques et financières pour l'entreprise.

En somme, le Shadow IT peut avoir des conséquences catastrophiques pour une entreprise, notamment en termes de sécurité informatique, de perte de données sensibles et de conformité aux réglementations. Il est donc important de prendre des mesures pour éviter ou contrôler cette pratique au sein de l'entreprise.

Comment éviter les pratiques de Shadow IT dans votre entreprise ? 

Pour faire face à ces dangers, il existe plusieurs mesures que vous pouvez mettre en place pour éviter le Shadow IT au sein de votre entreprise.

A. La sensibilisation des employés

La première étape pour éviter le Shadow IT est de sensibiliser les employés aux risques associés à l'utilisation de solutions informatiques non autorisées ou non contrôlées par l'IT de l'entreprise. Il est important de leur expliquer les risques de sécurité liés à l'utilisation de services en ligne non contrôlés, ainsi que les coûts cachés que cela peut engendrer.

Les employés doivent également être informés des politiques de sécurité informatique de l'entreprise et des conséquences en cas de non-respect de ces politiques. Une formation sur les bonnes pratiques en matière de sécurité informatique peut également aider à prévenir le Shadow IT.

B. Une politique de sécurité informatique

La mise en place d'une politique de sécurité informatique claire et adaptée aux besoins de l'entreprise est un élément clé pour éviter le Shadow IT. Cette politique doit être communiquée clairement aux employés, ainsi que les sanctions en cas de non-respect doivent être expliquées de manière transparente.

Il est également important de mettre en place des contrôles pour détecter l'utilisation de solutions informatiques non autorisées par l'IT. Ces contrôles peuvent inclure la surveillance des accès aux applications et services en ligne, ainsi que l'analyse du trafic réseau pour détecter toute activité suspecte.

Il est également possible de mettre en place des solutions qui permettent de bloquer l'accès à des applications. Parmi ces solutions, on peut citer l'utilisation de pare-feu, de VPN, de contrôles d'accès, de certificats numériques et de protocoles de cryptage. En mettant en place ces solutions, les entreprises peuvent renforcer la sécurité de leurs applications et limiter l'accès aux utilisateurs autorisés. Ces mesures de sécurité renforceront la protection des applications et empêcheront les utilisateurs non autorisés d'y accéder.

C. Mener des audits réguliers

Ensuite, il est crucial de garantir la sécurité du réseau de l'entreprise à tout moment. Le responsable des systèmes d'information (DSI) doit identifier et analyser les technologies non-officielles utilisées par les employés. En agissant rapidement, il peut prévenir d'éventuels problèmes en supprimant ou en sécurisant ces outils. Il convient de noter que toutes les pratiques liées au Shadow IT ne présentent pas le même niveau de risque. Certaines activités peuvent comporter des risques majeurs, nécessitant ainsi des mesures drastiques pour y remédier.

D. Réévaluer et optimiser les outils utilisés

Il arrive parfois que les outils numériques que les employés utilisent de manière informelle dans l'entreprise aident réellement à améliorer la productivité. Au lieu de les interdire immédiatement, il peut être judicieux de les réévaluer et de les rendre officiels, tout en s'assurant qu'ils soient fiables et sécurisés. Des solutions existent pour mieux protéger les fichiers sensibles et les activités de l'entreprise, telles que la mise en place d'une surveillance automatisée du réseau.

Pour conclure, le Shadow IT est un phénomène en pleine expansion dans les entreprises et peut causer de grave problème de sécurité, de conformité et de coûts cachés. Pour éviter le Shadow IT, il est important de prendre des mesures pour éviter ou contrôler cette pratique au sein de l'entreprise. Il est également important de travailler en étroite collaboration avec les équipes informatiques pour offrir des solutions sécurisées aux employés et de les encourager à les utiliser. En prenant des mesures préventives et de gestion adaptée, les entreprises peuvent minimiser les risques liés au Shadow IT et garantir un environnement de travail sécurisé et productif.